Makaleler
Planlama
Planlama, belirlenen hedeflere ulaşmak için gerekli araç ve yöntemlerin seçimidir. Bu seçimde var olan seçenekleri belirlemek ve en uygun olanına karar vermek yaratıcı düşünceyi, ileriyi görme sezisini gerektirir. Ayrıca araştırmalar göstermiştir ki; etken çalışma süresinin yüzde 60’ planlanabilmekte, yüzde 40’ lık süre dışardan gelen etkilere harcanmaktadır. Planlama yapmak gerekliliğine rağmen, çok kolay değildir. Çünkü önünde birçok engel vardır. Planlamanın önündeki engeller;

- Amaç ve hedeflerin belirsizliği ya da doğru belirlenmemiş olması,
- Amaca ulaşmada hedef belirlemenin öneminin bilinmesi
- Günlük ve acil olaylara önem verme
- Planlamayı önemsemeyen tutucu kişilerin yönetimde olması,
- Yönetim ve kalite standartlarının iyileştirme bilincinin olmaması.

Planlama, bilinçli bir seçim ve karar verme sürecidir. Geleceğe dönük olduğu için de bu süreçte zaman kavramı çok etkendir. Planlamada en büyük güçlük, geleceği isabetle tahmin etmek olduğu için, planlamanın çok uzun süreli olmamasına dikkat edilmelidir. Günlük, aylık ya da yıllık yapılan planlamaların daha verimli olduğu düşünülebilir.

Planlamalar şu dönemler içinde incelenebilir;
- Kısa dönemli planlar,
- Orta dönemli planlar,
- Uzun dönemli planlar

Kısa dönemli planlar: Bunlar günlük planlardır. Günlük planlarda, önemliler ve öncelikler göz önünde bulundurularak, yapılacaklar listesi hazırlanmalıdır. Bu listeyi yaparken, kişinin kendi biyolojik ritmini bilmesi ve buna göre en verimli zamanlarını en önemli işler için planlaması gerekmektedir. Ayrıca, kişinin yaptığı işin özelliğini göz önünde bulundurması da çok önemlidir. Günlük plan, günün hedeflerini belirleyip, tercih edilen yolu çizebilmemizi sağlar. Bu yolun çizilmesinde. masa takvimi ya da ajanda yardımcı planlayıcı araçlardır. Bu araçların kullanılması günlük olarak randevuların, adres ve telefonların, hedeflerin, harcamaların, özel günlerin kaydedilmesine ve planlanmasına yarar.

Orta dönemli planlar: Aylık planlar olarak tanımlanabilir. Aylık planlar için gerekli olabilecek materyal, ayların belirtildiği bir takvim veya ajanda olabilir. Bu takvim ya da ajandalara daha sonraki aylarda yapılacak toplantılar, yolculuklar yazılabilir ve randevular işaretlenebilir.

Uzun dönemli planlar: Uzun dönemli planlar, yıllık plan olarak düşünülebilir. Her yılın sonunda, bir sonraki yılın planlaması için, kişi kendine zaman ayırmalı ve daha geniş bir bakış açısıyla, periyodik işleri programlamalıdır. Örneğin; düzenli olarak yapılan satış toplantıları gibi kullanılan ajandalar ya da takvimler insanın kendisini düzene sokması için, bir sistem ve taşınabilir bürolardır. Zamanı verimli kullanmak adına ajandalar, stres nedenine dönüşmemelidir.

Zamanın Planlanmasında, Aşağıdaki Tekniklerin Kullanılması, Zaman Kazanmak İçin Mutlaka Dikkate Alınmalıdır:

1. İletişim araçlarının etkili bir şekilde kullanılması (kayıt cihazı, telefon, çağrı cihazı, faks cihazı, bilgisayar ve internet bunlardan bir kaçıdır.),

2. İyi bir sekreterle çalışmak, (bu sayede beklenmedik zaman kayıplarına hazırlıklı olmamızı sağlayabilir)

3. Etkili bir dosyalama sistemi, aradığımız bir evrakı zamanında bulup zaman kaybetmememizi sağlar.

4. Etkin ve hızlı okuma tekniklerinin geliştirilmesi, okumakla zaman kaybedeceğimiz bir çok konuyu kısa zamanda algılamamızı sağlar.

5. Ziyaretçi trafiğinin planlanması, her ziyaretçinin tesadüfi zaman aralıklarıyla gelerek çalışmamızı bölmesini engeller. Böylece hesapta olmayan zaman kayıplarının önüne geçilmiş olur.

6. Astların zamanını yönetmek, bir yöneticinin en az kendi zamanını yönetmesi kadar önemlidir. Astlara çalışma zamanlarını planlayabilme imlanı tanımak, onların çalışmalarını sık sık bölmekten kaçınmak, astları imza vs. nedenlerle bekletmek, astlara, dolaylı olarak da bize zaman kaybettirecektir.

7. Yetki devrinden kaçmamak ve onu gerektiği durumlarda cesurca kullanmak bize birçok rutin faaliyetin altında boğulmaktan kurtulmanın çözümünü verecektir.

Önceliklerin Belirlenmesi
Planlama yaparken gerekli olan yapılacaklar listesi, öncelik sırasına göre hazırlanmalıdır. Bu sıralamada nispi öncelikleri belirlerken, şu sorulara cevap aranmalıdır.

1. İş ya da konu gerçekten önemli mi?
2. İşteki amaçlarınıza katkısı ne olabilir?

Yapılan öncelik belirlemesi kişinin amaçlarına ve hedeflerine uygun olmalıdır. Önemlilik tespiti yapılan konu öncelik sırasına konmalıdır. Önemlilik belirlenmesi için yapılan analize göre önemliler dört gruba ayrılır :

- Çok önemli (asıl amaç için mutlaka yapılmalı)
- Oldukça önemli (yapılması gerekli)
- Önemli (yapılması faydalı)
- Önemsiz (yapılması gerekli değil)


Kaynak: Yaratım İçerik İletişim

31/01/2006

Makale anasayfasına geri dön  Sayfayı Yazdır

Bu konuyla ilgili yapılmış yorum bulunmamaktadır.
 
Üye Ol